Planifier sa semaine
La Semaine nationale de la prévention des infections est l'occasion d'engager une conversation avec vos partenaires sur la prévention et le contrôle des infections (IPAC). L'une des façons d'y parvenir consiste à proposer diverses activités pour attirer l'attention d'un large éventail de personnes et de services.
Votre première tâche est d'identifier votre mission et les buts et objectifs que vous espérez atteindre pendant la SNIC. Il peut s'agir simplement de faire connaître le département IPAC ou, plus complexe, d'améliorer les connaissances et les compétences.
Une déclaration de mission est une déclaration globale du résultat que vous souhaitez obtenir. Lors de l'élaboration de votre déclaration de mission : a) soyez réaliste - un seul objectif, bien réalisé, peut être plus efficace que d'essayer d'en faire trop b) tenez compte du niveau actuel de pratique du personnel c) répondez aux besoins prioritaires de votre organisation
Quelques exemples d'énoncés de mission :
- Sensibiliser et faire connaître le rôle du praticien de la prévention et du contrôle des infections/du comité de prévention et de contrôle des infections.
- Promouvoir le lavage des mains par l'ensemble du personnel
- Sensibiliser et promouvoir les mesures de prévention d'une maladie infectieuse spécifique qui préoccupe votre organisation.
N'oubliez pas qu'au fur et à mesure de l'avancement de la planification, la déclaration de mission peut être précisée ou élargie. Cependant, pour recevoir l'approbation et l'autorisation de poursuivre, l'efficacité et la crédibilité de la proposition initiale nécessitent une intention bien définie.
La tâche suivante consiste à obtenir un mandat complet de tous les niveaux de gestion de votre organisation afin de promouvoir le succès de l'événement.
Le Comité de planification
Envisagez un comité de planification de 4 ou 5 personnes, ce qui est gérable et suffisant pour répartir la charge de travail. Les membres peuvent ensuite choisir de former des sous-groupes pour chaque tâche. . Que vos plans soient simples ou élaborés, vous trouverez utile d'obtenir l'aide d'au moins une autre personne. Un projet individuel est impressionnant, mais il conduit rapidement à l'épuisement (le vôtre !).
a) Tenez compte des éléments suivants pour la sélection des membres du comité :
- Un intérêt pour le projet
- Temps pour soutenir le projet
- Représentation de divers secteurs du lieu de travail (par exemple, entretien ménager, services alimentaires, bénévoles, soins directs).
- Compétences organisationnelles
- Compétences ou contacts précieux
- Compétences en matière de travail d'équipe
b) Planification de la première réunion du comité
Une réunion bien organisée rassure les membres de votre comité en leur montrant que leur temps est précieux.
Voici quelques lignes directrices à prendre en compte :
- Nommer un secrétaire de séance pour rédiger le procès-verbal
- Fixer une date, une heure et un lieu de réunion qui conviennent à tous les membres.
- Préparer un ordre du jour à distribuer avant la réunion
c) Établir un ordre du jour pour guider la discussion et maintenir le cap de la réunion. Voici quelques exemples de points à inscrire à l'ordre du jour :
- Revoir la déclaration de mission initiale (buts, objectifs).
- Si nécessaire, affinez la déclaration et parvenez à un consensus au sein du groupe.
- Déterminez le(s) groupe(s) cible(s) (par exemple, l'ensemble du personnel, un département particulier ou un groupe professionnel, des étudiants, des bénévoles, des groupes extérieurs à votre organisation).
- Fixez la date et la durée de l'événement. La date peut être choisie pour coïncider avec la Semaine nationale de lutte contre les infections et ne doit pas entrer en conflit avec un autre événement majeur de votre organisation. La durée dépendra de l'ampleur de votre projet. Il peut être judicieux de prévoir une journée s'il s'agit de votre premier projet ou si le temps est limité.
- Déterminer les membres qui s'occuperont de domaines spécifiques de la planification et mettre en place les sous-groupes nécessaires.
- Présenter et examiner les listes de tâches pour chaque groupe de planification (par exemple, scientifique/éducatif, activités, finances, expositions/présentations, hospitalité).
- Distribuer les fiches de travail à chaque coordinateur de groupe du comité. Quelques exemples :
- Remplir les tâches convenues par le comité. Fixer des dates cibles pour les tâches. Soyez réaliste, mais laissez suffisamment de temps pour obtenir des réponses ou pour choisir d'autres solutions, si nécessaire.
- Déterminer le nombre et la fréquence des réunions qui seront nécessaires.
- Fixer une date pour la prochaine réunion.
d) Suivi : Assurer le leadership de votre commission
- Distribuer le procès-verbal aux membres.
- Tenir le personnel d'encadrement approprié informé de l'évolution des plans.
- Réviser les fiches de travail pour les distribuer à chaque coordinateur de groupe du Comité.
- Assurer la liaison, la coordination et la résolution des problèmes.
- Reconnaissez constamment les réalisations de votre comité. Montrez votre appréciation.
- Maintenir le format de la réunion tout au long du processus de planification.